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行政管理人员

中心综合管理与服务办公室主要工作职责

来源: 发布日期: 2018-04-13

                                         

        综合管理与服务办公室,以保障和服务于PI团队的科学研究和人才培养任务为目标,围绕中心运行与管理的事务保障,分类对口开展管理与服务的对接工作,支持和协助科研人员完成中心部署的科研任务和工作目标。综合管理与服务,划分为人力资源、外事服务、财务管理、科研组织、综合保障等五个方面的组织管理与服务保障

                                                  

    1. 人力资源工作组

(1)负责执行中心人事政策、激励机制、福利保障制度、劳动安全和保密保护制度。

(2)负责中心招聘工作中招聘宣传、面试、聘用合同、入职、上岗培训、试用期转正等各环节的管理事务,以及聘用人员离职、劳动争议等方面的具体事务。

(3)负责中心人员的日常管理,组织中心聘用人员岗位晋升、学术头衔认定等工作,组织中心人员聘期目标年度工作任务的布置落实、监督检查、绩效考评等管理事务

(4)负责核准中心聘用人员、兼职人员的月薪酬和绩效薪酬,负责开具在职证明,工资说明等。

(5)全面掌握中心各级各类聘用人员在岗工作的动态信息,为中心合理调配人力资源提供基础材料。

    2. 外事服务工作组

(1)负责执行中心外事服务,外事接待等管理制度。

(2)负责办理中心人员出国任务审批、签证办理等事务;负责办理中心来访外宾的邀请函和签证;负责办理中心外国专家的工作证、居住证等证件;

(3)负责中心来访人员的接待工作(住宿、用车、接机、餐饮的预订),中心海外学者的接待安排,以及中心集体外事出访的安排工作

(4)负责中心涉外文件的翻译,涉外交流活动语言服务等工作

(5)负责国际会议年度报批与总结,配合外事专员开展国际会议对外联络与管理、会议网站制作与维护、会议语言服务等方面工作;

(6)担任日籍全职人员的行政助理,协助相关人员做好工作、生活等方面的辅助工作。

     3. 财务管理工作组

(1)贯彻执行中心财务管理制度及专项经费使用管理办法,依照国家财经法规和学校财务管理内部控制机制使用和管理中心经费;

(2)负责为新入职人员办理校园工号财务登记,以及中心人员银行卡财务变更业务,协助外籍人员、兼职人员办理银行卡;

(3)负责复核人力资源管理组出具的中心聘用人员月度薪酬发放、绩效薪酬或变更明细,负责中心聘用人员薪酬、学生酬金的发放;根据外籍专家需要,协助开具完税证明。

(4)负责中心专项经费管理,包括报销申请,核对原始票据,审查费用报销审批单,办理报销事务等。

(5)协助整理专项经费预算执行情况及存在问题,协助办理年度经费、决算的数据核对与审计业务

    4. 科研组织工作组

(1)协调学校科研管理部门,组织中心科研人员开展科研项目的立项申报、任务书或合同签订、年度或中期检查、结题验收、成果鉴定与成果申报以及研究工作的过程管理工作。

(2)协助事业部组织中心的科技成果登记、学术成果归档,以及相关科技资料的统计与建档管理工作。

(3)负责中心层面开展学术交流活动的计划、策划等事务,组织中心学术活动的前期准备工作,落实学术活动的具体开展。

(4)负责组织中心开放研究基金的发布、申报组织、项目遴选、任务对接、项目管理等事务。

(5)负责中心各类仪器设备的采购招标、建固定资产。协助设备负责人员做好日常使用管理、维修、开放服务的管理工作

    5. 资源保障工作组

(1)落实中心资源管理制度,协助做好中心用房、公共设施等资源的配置、采购、补充等工作,负责中心家具等资源的采购申报、采购执行、资产登记、清产核资、报废处置等具体工作。

(2)负责对接学校相关部门、科技园物业,落实房屋维修、实验基础设施维修维护,用电管理,协调中心公共办公环境的卫生保洁,停车管理。负责协调中心保洁人员打扫、清理中心内部办公环境。

(3)负责中心公共资源(如前台、会议室、报告厅、咖啡吧、公共展厅等)的日常管理,会议服务;负责中心实验室对外参观的接待,展厅讲解。

(4)负责中心网络、视频、电话、同声传译等设备的使用与管理,协助开发中心办理管理系统。

(5)负责中心的公文收发管理和印章管理。

(6)负责中心办公用品的采购、登记、分发等管理工作。

(7)负责中心对外宣传途径、措施和方案的编制和执行,组织中心成果和形象展示的内容编辑和制作事务。